Emitir correctamente una factura electrónicas es clave para cualquier negocio en México. Pero ¿qué pasa cuando el SAT muestra facturas duplicadas? Este error, que puede parecer menor, puede traer consecuencias serias en tus declaraciones fiscales, auditorías o incluso en la relación con tus clientes.
Hoy te explicamos por qué ocurre esto y cómo puedes evitarlo.
¿Qué significa que un CFDI esté duplicado?
Cuando hablamos de CFDI duplicado, nos referimos a que el SAT tiene más de un comprobante fiscal con la misma información esencial: mismo emisor, receptor, folio, importe y concepto. Aunque el folio fiscal (UUID) sea diferente, el contenido es prácticamente idéntico.
Esto no solo afecta tu control interno, también puede generar discrepancias fiscales y hacer que el SAT cuestione tus operaciones.
Causas comunes de la duplicación
1. Errores en el sistema de facturación
Muchas plataformas no cuentan con controles que impidan enviar un mismo CFDI varias veces. Un ejemplo clásico: el sistema intenta timbrar una factura, falla la conexión y al reintentar, la timbra de nuevo sin validar si ya se había timbrado.
2. Problemas de comunicación con el PAC
Cuando el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) tiene interrupciones o errores, puede enviar el mismo CFDI más de una vez.
3. Error humano
Sí, también puede pasar por error del personal: alguien que cree que la factura no se generó correctamente y vuelve a emitirla manualmente.
4. Suplantación o uso indebido del RFC
En casos más graves, alguien puede estar usando tu RFC para emitir facturas falsas con tu nombre. Si ves CFDI duplicados que no reconoces, este puede ser el problema.
¿Qué puedes hacer para evitarlo?
- Elige un buen sistema de facturación: Asegúrate de que cuente con validaciones contra timbrados dobles.
- Capacita a tu equipo: Tu personal debe saber que no se deben reenviar facturas sin revisar el estatus de timbrado.
- Monitorea tus CFDI periódicamente: Usa herramientas como la descarga masiva del SAT o Crol Autotran Plus para detectar duplicados.
- Revisa tu buzón tributario: Ahí llegan notificaciones de CFDI emitidos, incluyendo posibles cancelaciones o alertas por irregularidades.
¿Y si ya se duplicaron?
Debes cancelar los CFDI duplicados lo antes posible. Elige el motivo correcto y si el cliente ya recibió la factura, avísale del cambio. En ciertos casos, puedes emitir un nuevo CFDI que sustituya al anterior.
En resumen: los CFDI duplicados son más comunes de lo que parece, pero también evitables. Con un buen sistema, capacitación y seguimiento, puedes mantener tu contabilidad limpia y evitarte dolores de cabeza con el SAT.
¿Has tenido problemas con facturas duplicadas? Cuéntanos tu experiencia en los comentarios o escríbenos para ayudarte a resolverlo.
